Protokoll der Eigentümerversammlung: Inhalt, Frist und Einsicht

Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG). Mindestinhalt sind damit die gefassten Beschlüsse; weitere Angaben verlangt das Gesetz nicht. Unterschreiben müssen der Vorsitzende, ein Wohnungseigentümer und, sofern ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzender oder sein Vertreter. Eine Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht.

Das Protokoll ist das Gedächtnis der Gemeinschaft. Wer wissen will, was vor drei Jahren über die Fassade beschlossen wurde, schlägt dort nach, und wer einen Beschluss angreifen will, braucht zuerst seinen Wortlaut. Dieser Beitrag zeigt, was in die Niederschrift gehört, wer sie unterschreibt, wann sie vorliegen muss, worin sie sich von der Beschluss-Sammlung unterscheidet und was bei einem falschen Protokoll zu tun ist. Den Ablauf der Versammlung selbst behandelt unser Beitrag zur Eigentümerversammlung, ihre Vorbereitung der Beitrag zur Einladung zur Eigentümerversammlung.

Was in die Niederschrift gehört

Der Wortlaut des Gesetzes ist knapp: Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG). Damit steht der Mindestinhalt fest. Jeder Beschluss, den die Versammlung gefasst hat, muss in der Niederschrift stehen. Was darüber hinaus aufzunehmen ist, regelt das Gesetz nicht: Es enthält keine Liste von Pflichtangaben, keine Vorgabe zur Gliederung und keine Formvorschrift für den Text.

Aus dem Zweck ergibt sich, was ein brauchbares Protokoll leisten muss. Ein Leser, der nicht dabei war, soll erkennen können, welcher Beschluss mit welchem Inhalt zustande gekommen ist. Die folgende Aufstellung ist deshalb Verwaltungspraxis und kein Gesetzeswortlaut:

• Ort, Tag sowie Beginn und Ende der Versammlung.
• Die Feststellung, dass ordnungsgemäß einberufen wurde.
• Die anwesenden und die vertretenen Stimmen.
• Zu jedem Tagesordnungspunkt der Wortlaut des Beschlussantrags.
• Das Abstimmungsergebnis mit Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen.
• Die Feststellung, dass der Vorsitzende das Ergebnis verkündet hat.

Der Wortlaut des Beschlusses ist der Teil, an dem später alles hängt. Ein Protokoll, das nur vermerkt, der Antrag sei angenommen worden, ist wertlos, sobald jemand fragt, was genau angenommen wurde. Wird ein Antrag in der Versammlung geändert, gehört die beschlossene Fassung ins Protokoll, nicht die Fassung aus der Einladung.

Für Beschlüsse ohne Versammlung greift § 24 Abs. 6 WEG nicht, denn die Vorschrift setzt eine Versammlung voraus. Ein im Umlaufverfahren gefasster Beschluss braucht deshalb keine Niederschrift. In die Beschluss-Sammlung gehört er trotzdem: Sie nimmt nach § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 2 WEG auch die schriftlich gefassten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung auf. Wie solche Beschlüsse zustande kommen, steht im Beitrag zu den WEG-Beschlüssen.

Wer unterschreiben muss

Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG). Ohne Verwaltungsbeirat sind das zwei Unterschriften, mit Verwaltungsbeirat drei. Den Vorsitz führt, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, der Verwalter (§ 24 Abs. 5 WEG); regelmäßig unterschreibt also er als Vorsitzender.

Das Gesetz verlangt die Unterschrift eines Wohnungseigentümers, also einer Person, der Wohnungseigentum gehört. Wem mehrere Einheiten gehören, der bleibt trotzdem ein Wohnungseigentümer und leistet eine Unterschrift. Ob ein Bevollmächtigter an Stelle des Eigentümers unterschreiben kann, regelt das WEG nicht. Die sichere Lösung ist die Unterschrift eines Eigentümers, der an der Versammlung teilgenommen hat.

Wie es weitergeht, wenn jemand die Unterschrift verweigert, steht ebenfalls nicht im Gesetz. In der Praxis wird das Protokoll dann mit einem Vermerk über die Verweigerung und den genannten Grund versandt, und die Verwaltung holt die fehlende Unterschrift schriftlich nach oder dokumentiert, dass sie es versucht hat.

Für einen Fall macht das Gesetz die Unterschriften ausdrücklich zur Voraussetzung: Soweit die Verwaltereigenschaft durch eine öffentlich beglaubigte Urkunde nachgewiesen werden muss, genügt die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG bezeichneten Personen öffentlich beglaubigt sind (§ 26 Abs. 4 WEG). Wer einen solchen Nachweis führen muss, etwa gegenüber dem Grundbuchamt, kommt mit dieser Niederschrift aus, sobald die Unterschriften öffentlich beglaubigt sind. Fehlt eine der Unterschriften, trägt die Niederschrift den Nachweis nicht. Der Beschluss über die Bestellung bleibt davon unberührt, denn seine Wirksamkeit hängt nicht an der Niederschrift.

Unverzüglich: eine Zeitvorgabe ohne Datum

Das Gesetz sagt unverzüglich und nennt keinen Termin. Der Begriff ist unbestimmt; das BGB umschreibt ihn an anderer Stelle als ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 Abs. 1 Satz 1 BGB). Maßgeblich ist damit nicht eine feste Zahl von Tagen, sondern ob die Verzögerung vorwerfbar ist. Eine Versammlung mit acht Einheiten und vier Beschlüssen ist schneller protokolliert als eine mit vierzig Einheiten, einer Sanierungsdebatte und geänderten Anträgen, und beides kann unverzüglich sein.

Den praktischen Maßstab liefert die Anfechtungsfrist. Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden (§ 45 Satz 1 WEG). Diese Frist läuft ab der Beschlussfassung und nicht ab dem Zugang des Protokolls. Wer das Protokoll erst nach fünf Wochen verschickt, nimmt den Eigentümern die Grundlage für die Entscheidung, ob sie klagen, und liefert zugleich ein Argument dafür, dass die Verzögerung vorwerfbar war.

In unserer Verwaltungspraxis geht das Protokoll zwei bis vier Wochen nach der Versammlung heraus, bei kurzen Tagesordnungen innerhalb einer Woche. Diese Zeitangaben sind Erfahrungswerte aus dem Rhein-Main-Gebiet und keine Frist aus dem Gesetz. Wer eine verbindliche Zeitvorgabe will, lässt sie in den Verwaltervertrag schreiben, wo sie als vertragliche Pflicht gilt, oder er beschließt sie mit einer Regelung zur Versammlungsorganisation.

Protokoll und Beschluss-Sammlung: zwei Dokumente, zwei Zwecke

Beide Dokumente enthalten Beschlüsse, und genau deshalb werden sie verwechselt. Sie haben verschiedene Rechtsgrundlagen, verschiedene Zwecke und verschiedene Adressaten. Das Protokoll blickt auf eine einzelne Versammlung zurück. Die Beschluss-Sammlung beantwortet die Frage, was in dieser Gemeinschaft heute gilt.

Die Zeile zur Frist zeigt die Stelle, an der beide Dokumente denselben Begriff tragen und trotzdem auseinanderlaufen. Unverzüglich aufzunehmen ist die Niederschrift nach der Versammlung (§ 24 Abs. 6 Satz 1 WEG). Unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen sind daneben die Eintragungen, Vermerke und Löschungen in der Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 Satz 7 WEG). Die zweite Pflicht knüpft nicht an die Versammlung an, sondern an jedes einzelne Ereignis: an den gefassten Beschluss, an die Anfechtung, an die Aufhebung. Eine Sammlung, die einmal im Jahr nachgetragen wird, erfüllt diese Pflicht nicht.

Ein Beispiel macht den Unterschied greifbar. Die Versammlung beschließt 2023 eine Nutzungsregel für den Fahrradkeller und hebt sie 2026 wieder auf. Das Protokoll von 2023 bleibt unverändert richtig, denn es dokumentiert diese eine Versammlung. In der Beschluss-Sammlung dagegen wird die Aufhebung angemerkt, oder die Eintragung wird gelöscht (§ 24 Abs. 7 Satz 4 und Satz 5 WEG). Wer 2027 eine Wohnung kauft und wissen will, was gilt, findet die Antwort in der Beschluss-Sammlung und nicht in einem Stapel alter Protokolle.

Die Sammlung enthält ausdrücklich nur den Wortlaut der Beschlüsse und der Urteilsformeln, und das Gesetz unterscheidet dabei genau. Bei den in der Versammlung verkündeten Beschlüssen sind Ort und Datum der Versammlung anzugeben (§ 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 1 WEG), bei den schriftlich gefassten Ort und Datum der Verkündung (Nr. 2) und bei den Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in einem Rechtsstreit nach § 43 WEG deren Datum, das Gericht und die Parteien (Nr. 3). Diskussionsbeiträge, Anwesenheitslisten und Berichte der Verwaltung gehören nicht hinein. Diese Beschränkung ist kein Mangel, sondern der Sinn des Dokuments: Es soll auf einen Blick zeigen, was gilt.

Einsicht: was Eigentümer verlangen können

Für die Beschluss-Sammlung steht das Einsichtsrecht ausdrücklich im Gesetz. Einem Wohnungseigentümer oder einem Dritten, den ein Wohnungseigentümer ermächtigt hat, ist auf sein Verlangen Einsicht in die Beschluss-Sammlung zu geben (§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG). Ein Kaufinteressent ist noch kein Eigentümer; er kommt über die Ermächtigung des Verkäufers an die Unterlagen, und deshalb gehört diese Ermächtigung in jede Kaufvorbereitung.

Für das Protokoll fehlt eine eigene Vorschrift. Es zählt zu den Verwaltungsunterlagen, und dafür gilt § 18 Abs. 4 WEG: Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Anspruchsgegner ist die Gemeinschaft, nicht der Verwalter persönlich.

Die Grenze steckt im Wort Einsicht. Das Gesetz gibt das Recht, die Unterlagen anzusehen. Einen Anspruch auf Übersendung einer Kopie oder auf Herausgabe der Originale enthält es nicht, und wann und wo Einsicht zu gewähren ist, regelt es ebenfalls nicht. In der Praxis geschieht das in den Räumen der Verwaltung zu üblichen Geschäftszeiten oder über ein Eigentümerportal, und der Versand des Protokolls an alle Eigentümer ist eine Leistung, die im Verwaltervertrag steht. Wer ihn verbindlich haben will, achtet bei Verwaltervertrag und Verwalterwechsel auf diese Klausel.

Ein Mieter hat dieses Recht nicht. § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG nennt den Wohnungseigentümer und den von ihm ermächtigten Dritten, § 18 Abs. 4 WEG nennt den Wohnungseigentümer. Wer als Mieter wissen will, was beschlossen wurde, ist auf seinen Vermieter angewiesen.

Wenn das Protokoll fehlerhaft ist

Ein falsches Protokoll ändert den Beschluss nicht. Der Beschluss entsteht in der Versammlung mit der Verkündung des Ergebnisses, die das Gesetz voraussetzt, wenn es in § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 1 WEG von den in der Versammlung verkündeten Beschlüssen spricht. Die Niederschrift dokumentiert diesen Vorgang, sie schafft ihn nicht. An keiner Stelle knüpft das WEG die Wirksamkeit eines Beschlusses an die Niederschrift. Nichtig ist ein Beschluss, der gegen eine Rechtsvorschrift verstößt, auf deren Einhaltung rechtswirksam nicht verzichtet werden kann (§ 23 Abs. 4 Satz 1 WEG). Im Übrigen ist ein Beschluss gültig, solange er nicht durch rechtskräftiges Urteil für ungültig erklärt ist (§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG). Ein Fehler im Protokoll gehört in keine der beiden Kategorien: Er betrifft das Dokument, nicht den Beschluss.

Praktisch bleibt das Protokoll trotzdem entscheidend, weil es der Beweis für den Inhalt des Beschlusses ist. Steht dort ein falscher Betrag, gilt der verkündete Betrag. Wer das behauptet, muss es aber beweisen, und zwar gegen den Text eines unterschriebenen Protokolls. Deshalb lohnt es sich, das Protokoll nach Erhalt zu lesen, statt es abzuheften.

Ein Verfahren zur Berichtigung kennt das WEG nicht. Es nennt weder eine Frist für den Widerspruch noch ein Gremium, das über die Richtigkeit entscheidet. Bewährt hat sich dieser Weg aus der Praxis:

• Den Fehler schriftlich bei der Verwaltung rügen, unter Angabe des Tagesordnungspunkts und der zutreffenden Fassung.
• Die Verwaltung stimmt die Berichtigung mit den übrigen Unterzeichnern ab, denn deren Unterschriften tragen die Niederschrift.
• Ist die Berichtigung unstreitig, geht sie als datierter Nachtrag an alle Eigentümer, während das ursprüngliche Protokoll erhalten bleibt.
• Bleibt sie streitig, wird der Widerspruch dokumentiert und dem Protokoll beigefügt, damit die abweichende Darstellung später nachvollziehbar ist.

Wichtig ist, die beiden Fragen auseinanderzuhalten. Die Berichtigung korrigiert ein Dokument. Wer dagegen das Ergebnis nicht gelten lassen will, muss den Beschluss selbst angreifen, und dafür gilt § 45 Satz 1 WEG: Klage binnen eines Monats nach der Beschlussfassung, Begründung binnen zweier Monate. Eine Hemmung dieser Frist für die Zeit, in der über den Protokolltext gestritten wird, sieht das Gesetz nicht vor; wer sie unverschuldet versäumt, kann nur Wiedereinsetzung beantragen, denn § 45 Satz 2 WEG erklärt die §§ 233 bis 238 ZPO für entsprechend anwendbar. Wer sicher gehen will, erhebt die Klage fristwahrend und klärt den Protokolltext daneben. Welche Fehler einen Beschluss angreifbar machen und was Bestandskraft bedeutet, steht im Beitrag zu den WEG-Beschlüssen.

Protokolle in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet

Das WEG ist Bundesrecht, in Frankfurt gilt für die Niederschrift dasselbe wie in Offenbach, Bad Homburg oder Eschborn. Was sich unterscheidet, ist die Zusammensetzung der Gemeinschaften. In vielen Frankfurter Anlagen wohnt ein erheblicher Teil der Eigentümer nicht vor Ort, teils im Ausland. Für sie ist das Protokoll die einzige Quelle darüber, was in der Versammlung entschieden wurde, und die Monatsfrist des § 45 Satz 1 WEG läuft auch dann, wenn ein Brief über eine Landesgrenze hinweg unterwegs ist.

In unserer WEG-Verwaltung in Frankfurt entsteht der Protokollentwurf deshalb am Tag der Versammlung, die Unterschriften werden in der Woche danach eingeholt, und der Versand erfolgt digital an jeden Eigentümer mit hinterlegter Adresse. Die Beschluss-Sammlung wird bei jedem Eintrag fortgeschrieben statt einmal im Jahr. Woran eine sorgfältig arbeitende Verwaltung sonst noch zu erkennen ist, steht unter zertifizierte Immobilienverwaltung.

Fachlich verantwortet von der digo.immo Verwaltung & Invest - zertifizierter Wohnimmobilienverwalter nach § 26a WEG (IHK Frankfurt), Erlaubnis nach § 34c GewO. Zur Zertifizierung

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Er wurde KI-unterstützt erstellt; die Rechtsaussagen sind an den amtlichen Gesetzestexten geprüft. Rechtsstand: 06.10.2026; Gesetze und Rechtsprechung können sich ändern. Für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität wird keine Gewähr übernommen. Im Zweifel holen Sie bitte fachkundigen Rat ein.