Sind Vorauszahlungen vereinbart, muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten; ein Guthaben des Mieters bleibt auszuzahlen. Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und im Katalog des § 2 BetrKV stehen.
Wer zu spät, formal fehlerhaft oder mit den falschen Positionen abrechnet, verliert bares Geld. Dieser Beitrag fasst zusammen, was Sie als Vermieter beim Erstellen beachten müssen. Wie man eine Abrechnung als Empfänger liest und prüft, behandelt der Beitrag zur Betriebskostenabrechnung.
Die 12-Monats-Frist ist eine Ausschlussfrist
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Läuft der Zeitraum wie üblich mit dem Kalenderjahr, heißt das: Zugang beim Mieter bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Es zählt der Zugang, nicht die Absendung. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (etwa weil ein Versorger die Jahresrechnung schuldhaft verspätet geliefert hat; das müssen Sie darlegen können). Die Frist wirkt nur in eine Richtung: Ein Guthaben des Mieters bleibt auch nach Fristablauf auszuzahlen.
Was Sie umlegen dürfen und was nicht
Umlagefähig sind nur Kosten, die zwei Bedingungen erfüllen: Sie stehen im Katalog des § 2 BetrKV (Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Versicherungen, Hausmeister und weitere), und die Umlage ist im Mietvertrag vereinbart. Fehlt die Vereinbarung, trägt der Vermieter die Betriebskosten selbst (§ 556 Abs. 1 BGB setzt eine Vereinbarung voraus).
Ausdrücklich nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Verwaltungskosten (dazu zählt auch die Vergütung einer Mietverwaltung) sowie Instandhaltung und Instandsetzung. Die Reparatur der Heizung gehört also nicht in die Abrechnung, ihre Wartung dagegen schon.
Formale Mindestanforderungen
Eine ordnungsgemäße Abrechnung muss der Mieter ohne Hilfe nachvollziehen können. Dazu gehören mindestens:
- die Gesamtkosten je Kostenart für das gesamte Objekt,
- der angewandte Umlageschlüssel: Ohne abweichende Vereinbarung ist nach Wohnfläche abzurechnen, verbrauchsabhängig erfasste Kosten nach Verbrauch (§ 556a BGB),
- der daraus errechnete Anteil des Mieters und
- der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Rechenwege verstecken, Positionen zusammenfassen oder Schlüssel stillschweigend wechseln macht die Abrechnung angreifbar. Es gilt außerdem das Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB): Sie dürfen nur Kosten umlegen, die ein wirtschaftlich denkender Eigentümer so verursachen würde.
Heizkosten: eigener Rechtsrahmen
Heiz- und Warmwasserkosten folgen der Heizkostenverordnung: mindestens 50, höchstens 70 Prozent müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden, der Rest nach Fläche. Anders als die allgemeine Verwaltungsarbeit sind die Kosten des Messdienstes für Erfassung und Aufteilung umlagefähig. Seit der Umstellung auf fernablesbare Heizkostenzähler kommt die monatliche Verbrauchsinformation als laufende Pflicht hinzu.
Belegeinsicht und Einwendungen
Der Mieter darf auf Verlangen die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege einsehen (§ 556 Abs. 4 BGB); Vereinbarungen zu seinem Nachteil sind unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Verweigern Sie die Einsicht, kann er die Nachzahlung zurückhalten. Umgekehrt hat der Mieter für Einwendungen zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit. Danach ist er mit Einwänden ausgeschlossen, die er zu vertreten hat.
Typische Vermieter-Fehler
In der Praxis kosten vor allem vier Fehler Geld: die verpasste Ausschlussfrist, umgelegte Verwaltungs- oder Reparaturkosten, ein falscher oder gewechselter Umlageschlüssel und Abrechnungen, die formal so unklar sind, dass sie die Frist nicht wahren. Wer mehrere Einheiten abrechnet, unterschätzt zudem oft die Leerstandsfrage: Auf leerstehende Wohnungen entfallende Kosten trägt der Eigentümer, nicht die übrigen Mieter.
Abgeben statt selbst rechnen
Die Abrechnung ist der häufigste Streitpunkt zwischen Vermietern und Mietern. Sie ist zugleich der Punkt, an dem sich professionelle Unterstützung zuerst bezahlt macht. Bei unserer Verwaltungstätigkeit in Frankfurt und dem Rhein-Main-Gebiet gehört die frist- und formgerechte Abrechnung zum Kern der Mietverwaltung; verpasste Fristen sind dort schlicht ein vermeidbarer Vermögensschaden.
Quellen
Fachlich verantwortet von der digo.immo Verwaltung & Invest - zertifizierter Wohnimmobilienverwalter nach § 26a WEG (IHK Frankfurt), Erlaubnis nach § 34c GewO. Zur Zertifizierung
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