Eine Mietverwaltung übernimmt für vermietende Eigentümer den Mieteinzug, die Betriebskostenabrechnung, die technische Betreuung des Objekts und die Mieterbetreuung. Die Vergütung ist frei vereinbar, meist ein Festbetrag je Einheit und Monat oder ein Prozentsatz der Nettokaltmiete. Auf die Mieter umlegen lässt sie sich nicht (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
Vermieten bedeutet laufende Arbeit: Mieten überwachen, abrechnen, instand halten, kommunizieren. Dieser Beitrag zeigt, welche Aufgaben im Einzelnen dazugehören, welche Vergütungsmodelle üblich sind und ab wann sich die Beauftragung rechnet.
Was eine Mietverwaltung übernimmt
Die Aufgaben lassen sich in drei Bereiche gliedern:
- Kaufmännische Verwaltung: Mieteinzug und Überwachung der Zahlungseingänge, Mahnwesen bei Rückständen, Anpassung von Vorauszahlungen, Buchführung je Objekt und die jährliche Nebenkostenabrechnung mit korrekten Fristen und Umlageschlüsseln.
- Technische Verwaltung: regelmäßige Objektbegehungen, Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern, Wartungsverträge (Heizung, Aufzug), Verkehrssicherungspflichten und die Abwicklung von Versicherungsschäden. Der Vermieter bleibt nach § 535 BGB zur Erhaltung der Mietsache verpflichtet; die Verwaltung organisiert die Erfüllung dieser Pflicht.
- Mieterbetreuung: Ansprechpartner für Mängelmeldungen und Anliegen, Wohnungsübergaben und -abnahmen mit Protokoll, Kautionsabwicklung und auf Wunsch die Neuvermietung mit Bonitätsprüfung und rechtssicheren Verträgen.
Von diesen Vorgängen hat die Mängelmeldung die kürzeste Reaktionszeit, denn die Miete kann bereits ab dem Auftreten des Mangels herabgesetzt sein, ohne dass der Mieter dies erklären muss (§ 536 Abs. 1 BGB). Welche Voraussetzungen dafür gelten und wie eine Meldung sauber abgearbeitet wird, steht im Beitrag zu Mängeln und Mietminderung.
Abgrenzung: Miet-, WEG- und Sondereigentumsverwaltung
Die Mietverwaltung betreut das Verhältnis zwischen Eigentümer und Mietern, typischerweise beim Mehrfamilienhaus aus einer Hand. Die WEG-Verwaltung führt dagegen die Eigentümergemeinschaft; für einzelne vermietete Eigentumswohnungen gibt es die Sondereigentumsverwaltung. Wie die drei Rollen zusammenspielen, erklärt der Beitrag zu den Aufgaben einer Hausverwaltung.
Was kostet eine Mietverwaltung?
Für die Vergütung gibt es keine gesetzliche Gebührenordnung, sie ist frei vereinbar. In der Praxis haben sich zwei Modelle etabliert:
- Festbetrag je Einheit und Monat, abhängig von Objektgröße, Zustand und Leistungsumfang, oder
- Prozentsatz der Nettokaltmiete, sodass die Vergütung mit den Mieteinnahmen atmet.
Sonderleistungen wie Neuvermietung, Modernisierungsbegleitung oder die Betreuung umfangreicher Sanierungen werden meist gesondert vereinbart. Entscheidend ist weniger der nominale Preis als der abgedeckte Leistungskatalog: Eine scheinbar günstige Pauschale, die jede Handwerkerbeauftragung extra berechnet, kann am Ende teurer sein. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, zahlt daneben über das Hausgeld einen Anteil an der WEG-Verwaltung; welche Größenordnungen dort gelten, steht im Beitrag zu den Kosten einer Hausverwaltung.
Nicht umlegbar, aber absetzbar
Wichtig für die Kalkulation: Verwaltungskosten gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten und dürfen deshalb nicht auf die Mieter umgelegt werden. Sie bleiben Sache des Eigentümers. Im Gegenzug lassen sich die Kosten der Mietverwaltung bei vermieteten Objekten in der Regel als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung geltend machen; welche Posten daneben abziehbar sind, behandelt der Beitrag zu Steuern für Vermieter.
Wann lohnt sich eine Mietverwaltung?
Bei der Entscheidung helfen ein paar Fragen: Wie weit wohnen Sie vom Objekt entfernt? Wie viel Zeit können und wollen Sie laufend investieren? Und wie sicher bewegen Sie sich bei Fristen, Abrechnungen und Mietrecht? Je mehr Einheiten, desto klarer fällt die Antwort aus. Ab dem Mehrfamilienhaus ist professionelle Verwaltung der Normalfall. Aber auch Erben, die plötzlich Vermieter werden, und Kapitalanleger mit Wohnsitz außerhalb der Region geben die Aufgabe häufig ab, bevor Rückstände, verpasste Abrechnungsfristen oder Leerstand teurer werden als die Verwaltung selbst.
Mietverwaltung im Rhein-Main-Gebiet
Kurze Wege machen den Unterschied, wenn der Handwerker koordiniert oder eine Wohnung übergeben werden muss. Für Eigentümer von Mehrfamilienhäusern und Geschäftshäusern in der Region bieten wir eine Mietverwaltung in Frankfurt mit festem Ansprechpartner, vom Mieteinzug bis zur Neuvermietung.
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Quellen
Fachlich verantwortet von der digo.immo Verwaltung & Invest - zertifizierter Wohnimmobilienverwalter nach § 26a WEG (IHK Frankfurt), Erlaubnis nach § 34c GewO. Zur Zertifizierung
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