Eine Hausverwaltung kümmert sich um den laufenden Betrieb, die Verwaltung der Gelder und die kaufmännische sowie technische Betreuung einer Immobilie - je nach Auftrag für eine Eigentümergemeinschaft, für einen vermietenden Eigentümer oder für die einzelne Wohnung innerhalb einer Gemeinschaft. Entscheidend ist, welche der drei Verwaltungsarten gemeint ist, denn sie folgen unterschiedlichen Regeln. Dieser Leitfaden erklärt die WEG-Verwaltung, die Mietverwaltung und die Sondereigentumsverwaltung, die gesetzlichen Aufgaben und Pflichten des Verwalters sowie die Kosten - mit den maßgeblichen Vorschriften aus dem Wohnungseigentumsgesetz.
Drei Arten der Verwaltung: WEG, Miete, Sondereigentum
Wer von “Hausverwaltung” spricht, meint je nach Lage drei sehr unterschiedliche Aufgaben. Sie sauber zu trennen, ist die Grundlage jeder klaren Vereinbarung.
Die WEG-Verwaltung betreut das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie ist gesetzlich im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Nach § 18 Abs. 1 WEG obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE); diese bedient sich dafür eines bestellten Verwalters. Auftraggeber ist also die Gemeinschaft als Ganzes, nicht der einzelne Eigentümer.
Die Mietverwaltung betreut vermietete Objekte im Auftrag eines einzelnen Eigentümers, einer Erbengemeinschaft oder eines Investors. Sie ist nicht im WEG geregelt, sondern richtet sich nach dem Mietrecht des BGB und dem individuellen Verwaltervertrag. Aufgaben sind unter anderem Mieterbetreuung, Mietinkasso, Betriebskostenabrechnung und die Organisation von Instandhaltung.
Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) ist die Verwaltung der einzelnen Eigentumswohnung innerhalb einer WEG. Sie steht zwischen den beiden anderen Formen: Während die WEG-Verwaltung das gemeinschaftliche Eigentum betreut, kümmert sich die SEV um die vermietete Einzelwohnung eines bestimmten Eigentümers - faktisch eine Mietverwaltung für die Einheit, die zugleich Teil einer Gemeinschaft ist.
| Merkmal | WEG-Verwaltung | Mietverwaltung | Sondereigentumsverwaltung |
|---|---|---|---|
| Auftraggeber | Eigentümergemeinschaft (GdWE) | Einzeleigentümer / Investor | Einzeleigentümer einer Wohnung in der WEG |
| Gegenstand | gemeinschaftliches Eigentum | gesamtes Mietobjekt | einzelne vermietete Wohnung |
| Rechtsgrundlage | WEG (§§ 18, 26-28) | Mietrecht (BGB), Verwaltervertrag | Mietrecht (BGB), Verwaltervertrag |
| Typische Aufgaben | Beschlüsse umsetzen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung | Mieterbetreuung, Mietinkasso, Betriebskosten | Mieterbetreuung der Einheit, Abrechnung an den Eigentümer |
Ein und dasselbe Verwaltungsunternehmen kann alle drei Rollen übernehmen, etwa für eine vermietete Eigentumswohnung in einer von ihm betreuten WEG. Vertraglich bleiben es jedoch getrennte Aufträge mit getrennter Vergütung.
Aufgaben des WEG-Verwalters
Der WEG-Verwalter ist das ausführende Organ der Eigentümergemeinschaft. Seine Aufgaben ergeben sich aus dem Gesetz, den Vereinbarungen und vor allem aus den Beschlüssen der Eigentümer.
Beschlüsse umsetzen und das gemeinschaftliche Eigentum erhalten
Die Eigentümer treffen die grundlegenden Entscheidungen in der Eigentümerversammlung; der Verwalter setzt diese Beschlüsse um. Daneben hat jeder Eigentümer nach § 18 Abs. 2 WEG Anspruch auf eine ordnungsmäßige Verwaltung, die dem Interesse der Gesamtheit nach billigem Ermessen entspricht. Der Verwalter ist damit Dienstleister der Gemeinschaft und an deren Willen gebunden.
Maßnahmen untergeordneter Bedeutung eigenverantwortlich
Nicht jede Kleinigkeit braucht einen Beschluss. Nach § 27 Abs. 1 WEG ist der Verwalter berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen eigenverantwortlich zu treffen, die
- untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, oder
- zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind
Damit kann der Verwalter den laufenden Betrieb sicherstellen, ohne für jede Routinehandlung die Gemeinschaft einberufen zu müssen, etwa bei der Beauftragung kleiner Reparaturen oder dringender Notmaßnahmen. Die Eigentümer können diese Befugnisse nach § 27 Abs. 2 WEG durch Beschluss einschränken oder erweitern und so den Handlungsspielraum des Verwalters an ihre Gemeinschaft anpassen.
Beispiel: Bricht im Winter eine Wasserleitung im Keller, muss der Verwalter nicht erst eine Eigentümerversammlung einberufen. Die Beauftragung des Notdienstes ist eine zur Abwendung eines Nachteils erforderliche Maßnahme im Sinne des § 27 Abs. 1 WEG und damit von seiner eigenverantwortlichen Befugnis gedeckt.
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
Das kaufmännische Kernstück der WEG-Verwaltung regelt § 28 WEG. Der Verwalter stellt jährlich einen Wirtschaftsplan mit den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben auf; die Eigentümer beschließen auf dieser Grundlage über die Vorschüsse, also das Hausgeld, und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage (§ 28 Abs. 1 WEG). Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellt er die Jahresabrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben; beschlossen wird dabei nur die Differenz zu den Vorschüssen, also die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Zusätzlich erstellt der Verwalter einen Vermögensbericht, der den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen darstellt, und macht ihn jedem Eigentümer zugänglich (§ 28 Abs. 4 WEG).
Verwaltung der gemeinschaftlichen Mittel
Der Verwalter verwaltet die Gelder der Gemeinschaft, zieht das Hausgeld ein, begleicht Rechnungen und führt die Konten. Diese Mittel sind getrennt vom eigenen Vermögen zu halten; sie gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter.
Bestellung, Verwaltervertrag und Abberufung
Über die Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer (§ 26 Abs. 1 WEG), in der Regel mit einfacher Mehrheit in der Eigentümerversammlung. Die Bestellung ist zeitlich begrenzt: Sie darf höchstens fünf Jahre betragen, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine Wiederbestellung ist möglich, frühestens jedoch ein Jahr vor Ablauf der laufenden Amtszeit.
Von der Bestellung als organschaftlichem Akt ist der Verwaltervertrag zu unterscheiden, der die schuldrechtliche Beziehung, insbesondere die Vergütung und die konkreten Leistungen regelt. Der Verwalter kann nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit abberufen werden; das Gesetz verlangt dafür keinen Grund. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Diese Regelungen sind nicht abdingbar, eine abweichende Vereinbarung im Vertrag wäre unwirksam.
Zertifizierter Verwalter (§ 26a WEG)
Seit der WEG-Reform haben die Eigentümer einen besonderen Qualitätsmaßstab an der Hand. Als zertifizierter Verwalter darf sich nach § 26a Abs. 1 WEG nur bezeichnen, wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die für die Tätigkeit erforderlichen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt.
Bestimmte Qualifikationen gelten als gleichwertig und befreien von der Prüfung, darunter die Befähigung zum Richteramt, ein Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt sowie die abgeschlossene Berufsausbildung zum Immobilienkaufmann oder zur Immobilienkauffrau. Die Bedeutung der Zertifizierung liegt darin, dass die Eigentümer einen geprüften Mindeststandard verlangen können. Mehr zu unserem Qualitätsanspruch finden Sie unter zertifizierte Immobilienverwaltung.
Pflichten und treuhänderische Stellung
Der Verwalter handelt im fremden Interesse und nimmt eine treuhänderische Stellung ein. Er ist an die Beschlüsse und Vereinbarungen der Gemeinschaft gebunden, muss die gemeinschaftlichen Gelder vom eigenen Vermögen getrennt halten und seine Tätigkeit transparent abrechnen. Aus dem Anspruch der Eigentümer auf ordnungsmäßige Verwaltung (§ 18 Abs. 2 WEG) folgen Sorgfalts-, Auskunfts- und Rechenschaftspflichten. Verletzt der Verwalter diese Pflichten schuldhaft, kann er der Gemeinschaft gegenüber schadensersatzpflichtig werden.
Kosten der Verwaltung
Die Verwaltervergütung wird im Verwaltervertrag vereinbart, üblicherweise als monatliche Pauschale je Einheit; hinzu können Sondervergütungen für besondere Leistungen kommen. In der WEG zählt diese Vergütung zu den gemeinschaftlichen Kosten und wird über die Jahresabrechnung auf alle Eigentümer verteilt.
Für vermietende Eigentümer ist eine Besonderheit wichtig: Verwaltungskosten sind im Mietverhältnis nicht umlagefähig. Sie gehören nicht zum Katalog der umlagefähigen Betriebskosten und dürfen daher nicht auf den Mieter weitergegeben werden. Wer eine vermietete Eigentumswohnung besitzt, trägt die Verwaltervergütung also wirtschaftlich selbst. Wie umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen sauber getrennt werden, erklärt unser Leitfaden zur Betriebskostenabrechnung.
Typische Aufgaben der Miet- und Sondereigentumsverwaltung
Während die WEG-Verwaltung das gemeinschaftliche Eigentum betreut, betreffen Miet- und Sondereigentumsverwaltung das Verhältnis zum Mieter und zum einzelnen Eigentümer. Typische Aufgaben sind:
- Mieterbetreuung: Ansprechpartner für Mieter, Bearbeitung von Anliegen und Mängelmeldungen
- Mietinkasso und Mahnwesen: Überwachung der Mietzahlungen, Geltendmachung von Rückständen
- Betriebskostenabrechnung: Erstellung der jährlichen Abrechnung gegenüber dem Mieter
- Mietvertragsmanagement: Neuvermietung, Mietanpassungen, Übergaben und Wohnungsabnahmen
- technische Betreuung: Organisation von Instandhaltung und Reparaturen, Beauftragung von Handwerkern
- Reporting an den Eigentümer: regelmäßige Abrechnung und Berichterstattung über die Einheit
Mehr zu den einzelnen Leistungsbereichen finden Sie unter WEG-Verwaltung Frankfurt, Mietverwaltung Frankfurt und Sondereigentumsverwaltung Frankfurt.
Hausverwaltung in Frankfurt und Umgebung
Im Frankfurter Markt mit seiner Mischung aus Altbauten in Bornheim und dem Nordend, Neubauquartieren im Europaviertel und vermieteten Eigentumswohnungen im gesamten Rhein-Main-Gebiet kommt es auf eine ortskundige, erreichbare Verwaltung an. Kurze Wege zu Handwerkern, Kenntnis der lokalen Gebühren und Hebesätze sowie die Nähe zu den zuständigen Stellen sind in der Praxis ein spürbarer Vorteil.
Ob Eigentümergemeinschaft, vermietete Wohnung oder einzelne Einheit innerhalb einer WEG: Entscheidend ist eine Verwaltung, die ihre Aufgaben kennt, ihre Pflichten erfüllt und transparent abrechnet. Genau das ist der Maßstab einer inhabergeführten Hausverwaltung.
Verschaffen Sie sich in einer Minute eine unverbindliche Orientierung, was die Verwaltung Ihres Objekts kostet.
Quellen
Fachlich verantwortet von der digo.immo Verwaltung & Invest - zertifizierter Wohnimmobilienverwalter nach § 26a WEG (IHK Frankfurt), Erlaubnis nach § 34c GewO. Zur Zertifizierung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsstand: 22.06.2026; Gesetze und Rechtsprechung können sich ändern. Für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität wird keine Gewähr übernommen. Im Zweifel holen Sie bitte fachkundigen Rat ein.